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“辦公環(huán)境解決方案的目的：根據(jù)企業(yè)發(fā)展需求，通過(guò)辦公環(huán)境，展現(xiàn)企業(yè)文化，提升物業(yè)資產(chǎn)效益；通過(guò)辦公環(huán)境支持員工的各種辦公行為，進(jìn)而提升員工辦公體驗(yàn)；滿(mǎn)足員工靈活工作需求，吸引并留住員工，最終提升生產(chǎn)力，驅(qū)動(dòng)創(chuàng)新。”
辦公環(huán)境是企業(yè)的肢體語(yǔ)言
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辦公環(huán)境如何更好地滿(mǎn)足組織發(fā)展需求，提升企業(yè)績(jī)效？如何利用辦公環(huán)境支持組織靈活性與創(chuàng)造性？
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震旦創(chuàng)新研究團(tuán)隊(duì)用一年時(shí)間，實(shí)地觀察中國(guó)二十多家企業(yè)。從小微新創(chuàng)到科技巨頭，從傳統(tǒng)企業(yè)到互聯(lián)網(wǎng)大鱷。并對(duì)一線(xiàn)員工以及管理人員進(jìn)行訪(fǎng)談，在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，在企業(yè)快速成長(zhǎng)過(guò)程中，組織的調(diào)整與變化往往比預(yù)想的更快；越來(lái)越多企業(yè)選擇開(kāi)放的辦公空間來(lái)體現(xiàn)企業(yè)創(chuàng)新、透明、靈活的文化氛圍。鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)協(xié)作與創(chuàng)新。同時(shí)，快速的發(fā)展，也讓更多問(wèn)題凸顯出來(lái)；例如：對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)公司來(lái)說(shuō)，快速的業(yè)務(wù)擴(kuò)張與人力增長(zhǎng)，使得辦公環(huán)境變得嘈雜且局促。走進(jìn)任何一家公司，你所看的景象不再是大家埋頭于自己的工位，而是隨處可見(jiàn)三三兩兩的討論小組。
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無(wú)論是哪一類(lèi)型的公司，隨著工作流程、方法、任務(wù)的靈活與多樣，員工在一天的工作中都保持多樣性的工作活動(dòng)。面對(duì)這種變化，更多情況是，物理的辦公環(huán)境并沒(méi)有做好準(zhǔn)備，或者整體空間并沒(méi)有得到有效的規(guī)劃。礙于現(xiàn)有的辦公場(chǎng)所配置，人們只好遷就環(huán)境的不足。辦公環(huán)境不僅沒(méi)有做到有效的支持員工辦公活動(dòng)與辦公行為，反而因?yàn)檗k公環(huán)境的限制，影響了整體的辦公效率。
基于工作活動(dòng)的5大辦公模式
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不同的工作類(lèi)型，需要不同的辦公環(huán)境。研究團(tuán)隊(duì)在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，幾乎所有企業(yè)的日常工作活動(dòng)類(lèi)型，都圍繞在專(zhuān)注、協(xié)作、社交、學(xué)習(xí)、放松這五大類(lèi)工作類(lèi)型開(kāi)展。在這樣的分類(lèi)基礎(chǔ)上，研究團(tuán)隊(duì)對(duì)于不同的模式進(jìn)行了深入的理解與探討。
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1）專(zhuān)注：通常是指用戶(hù)在具備一定隱私的遮蔽空間，不受打擾地獨(dú)立完成需要專(zhuān)注的工作。每一個(gè)都需要沉靜下來(lái)進(jìn)行獨(dú)立的思考與執(zhí)行手頭的工作。往往在一些有前瞻思考的企業(yè)，會(huì)設(shè)計(jì)獨(dú)立的工作倉(cāng)，供員工專(zhuān)注辦公。
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2）協(xié)作：通常是指2人或者多人為了共同的目標(biāo)在一起工作，協(xié)作的目的并非是簡(jiǎn)單的互動(dòng)。而是通過(guò)協(xié)作的手段實(shí)現(xiàn)共識(shí)、共創(chuàng)的目的，這也是開(kāi)放式辦公空間的初衷之一。
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3）社交：通常是指供身心恢復(fù)、社交、非正式協(xié)作的舒適空間，鼓勵(lì)人與人之間交流互動(dòng)，無(wú)論是內(nèi)向還是外向型工作者，都有社交的需求，社交需求的背后則是希望與組織、團(tuán)隊(duì)建立有歸屬感的連接。
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4）學(xué)習(xí)：通常是指通過(guò)分享、培訓(xùn)、閱讀等途徑獲取新知識(shí)或者新技能，支持員工追求成長(zhǎng)、發(fā)展或者提升組織競(jìng)爭(zhēng)力。任何空間都可以成為學(xué)習(xí)空間，而員工的成長(zhǎng)最終都會(huì)鏈接到企業(yè)的成長(zhǎng)。
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5）放松：通常是指從工作中短暫逃離出來(lái)，通過(guò)放松身心，恢復(fù)精神力，以更好的狀態(tài)投入到下一階段任務(wù)當(dāng)中。優(yōu)秀的公司往往會(huì)更關(guān)注員工的身心健康需求。通過(guò)增設(shè)一些放松設(shè)備與空間，讓員工真實(shí)感受到企業(yè)對(duì)員工的關(guān)懷與用心。
以人為中心的5P辦公空間理念
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對(duì)工作模式的理解并不是最終目的，真正的目的是借助對(duì)工作模式的分析與深刻理解，提出以人為中心的辦公場(chǎng)景解決方案，以滿(mǎn)足企業(yè)對(duì)于效能、靈活性、創(chuàng)造力的需求。研究團(tuán)隊(duì)認(rèn)為，隨著技術(shù)、時(shí)代人群、組織管理模式的變化，企業(yè)對(duì)辦公環(huán)境的需求也發(fā)生本質(zhì)變化。從過(guò)往的基于物理空間定義工作場(chǎng)所，演變?yōu)橐匀藶橹行?，企業(yè)基于空間功能、辦公模式以及使用行為來(lái)定義工作場(chǎng)所，即我們所認(rèn)為的場(chǎng)景營(yíng)造。
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新的辦公場(chǎng)景定義將會(huì)圍繞 ：
- 以人為中心（People-centered）
- 目的性（Purposeful ）
- 效能（performance）
- 愉悅（Pleasure）
- 場(chǎng)景營(yíng)造（Placemaking）
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5大理念進(jìn)行辦公空間規(guī)劃的思考與實(shí)踐。
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以人為中心是辦公空間規(guī)劃思考的核心，人才是企業(yè)的重要資產(chǎn)，創(chuàng)新策略實(shí)則是人才與制度策略?；诠ぷ鞯哪康呐c任務(wù)，辦公環(huán)境規(guī)劃需要更好滿(mǎn)足員工多樣化的辦公行為與活動(dòng)，提升辦公體驗(yàn)。
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不同的工作模式需要不同的空間類(lèi)型支持，同一工作模式下，又會(huì)因?yàn)椴煌膭?dòng)機(jī)與行為，產(chǎn)生不同功能空間的需求。以協(xié)作為例，研究團(tuán)隊(duì)將現(xiàn)有的協(xié)作空間進(jìn)行不同分類(lèi)，其中包含：即興交流空間、頭腦風(fēng)暴空間、項(xiàng)目空間、半開(kāi)放會(huì)議空間、正式會(huì)議空間。合理的空間配置，在于是否理解企業(yè)自身使用的目的性。借助空間屬性矩陣工具，我們可以依據(jù)自身情況進(jìn)行判斷，空間是要支持團(tuán)隊(duì)還是個(gè)人，是滿(mǎn)足私密性還是開(kāi)放性，是需要更靈活還是固定。這樣的做法讓空間解決方案更有實(shí)質(zhì)價(jià)值，以不同類(lèi)型的功能空間去達(dá)成員工的不同工作模式。
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從用戶(hù)需求到解決方案
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辦公空間解決方案的目的，是根據(jù)企業(yè)發(fā)展需求，通過(guò)辦公環(huán)境展現(xiàn)企業(yè)文化，提升物業(yè)資產(chǎn)效益；通過(guò)辦公環(huán)境支持員工的各種辦公行為，進(jìn)而提升員工辦公體驗(yàn)；滿(mǎn)足員工靈活工作需求，吸引并留住員工，最終提升生產(chǎn)力，驅(qū)動(dòng)創(chuàng)新。
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如何確保規(guī)劃完成的辦公室，能收獲真正的空間效能，除了設(shè)計(jì)概念，還要明確的定義以下的問(wèn)題，來(lái)把握真正的用戶(hù)需求。人們有哪些工作行為？他們都會(huì)在哪里工作？他們是如何獨(dú)自或者一起完成工作的？現(xiàn)行的辦公環(huán)境存在哪些問(wèn)題？以及在目前的企業(yè)戰(zhàn)略與組織文化下員工對(duì)辦公環(huán)境到底有怎樣的期待與偏好。
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舉例來(lái)說(shuō)，隨著企業(yè)對(duì)于敏捷管理的需求，即興溝通變得越來(lái)越頻繁；在我們的研究中發(fā)現(xiàn)，越來(lái)越多的員工選擇在座位上與其他項(xiàng)目成員三三兩兩地進(jìn)行協(xié)作互動(dòng)。而大多數(shù)的辦公配置，都沒(méi)有很好滿(mǎn)足這一辦公需求。因此，在進(jìn)行空間規(guī)劃時(shí)，需要思考如何支持員工在工位周邊實(shí)現(xiàn)快速即時(shí)的溝通需求，從而提升員工的溝通效率。
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當(dāng)然，這樣的規(guī)劃也會(huì)帶來(lái)一些負(fù)面問(wèn)題，如溝通產(chǎn)生的噪音，或許會(huì)影響到其他正在專(zhuān)注工作的人。面對(duì)這樣的問(wèn)題，同樣要給出對(duì)策，比如為員工提供前文所提到的可選擇專(zhuān)注區(qū)域?？偠灾瑢?duì)于整體空間的規(guī)劃與布局需要系統(tǒng)的思考，從而讓空間的整體效能有顯著的提升。
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5P辦公理念的目的旨在為顧客提供一個(gè)簡(jiǎn)單、清晰、有效、快速的辦公環(huán)境解決方案，同時(shí)也顛覆過(guò)往我們對(duì)一些辦公規(guī)劃中對(duì)公共空間的狹隘理解。結(jié)合對(duì)員工、空間需求的評(píng)估，分析綜合不同場(chǎng)景下的辦公活動(dòng)模式，最終將需求切實(shí)可行的轉(zhuǎn)換成為解決方案。
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企業(yè)的每一寸辦公環(huán)境，都可以發(fā)揮其效能與價(jià)值。但是，同時(shí)我們也要記住，辦公環(huán)境的規(guī)劃是一個(gè)持續(xù)的過(guò)程，他并非設(shè)計(jì)完整就結(jié)束的，而是要借助使用反饋，不斷調(diào)整最適合企業(yè)與員工需求的合適狀態(tài)，這也是場(chǎng)景營(yíng)造的重要原則之一。當(dāng)我們用一種新的視角來(lái)看待辦公環(huán)境規(guī)劃，突破原有的認(rèn)知，結(jié)合可持續(xù)的辦公空間服務(wù)配套，辦公環(huán)境在支持企業(yè)戰(zhàn)略、組織靈活性、創(chuàng)新力方面將發(fā)揮不容小覷的力量。
