你的辦公室數位化程度有幾分?

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企業(yè)為了降低成本，提升效率，并且因應資訊環(huán)境的改變，進而追求數位化，高談濶論了數十年，真正落實的有幾家? 據2015年一份研究報告顯示，34%的受訪者承認他們的辦公空間仍然堆滿了紙張，只有16%真正做到桌面或辦公空間高度無紙化。

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許多企業(yè)的核心工作流程都已全面數位化，例如我們習慣將表單或文件資料掃描到ECM (Enterprise Content Management)或BPM (Business Process Management)系統(tǒng)，依照標準流程進行單據核銷、貸款申請、付款作業(yè)等，這些我們統(tǒng)稱為後端(勤)系統(tǒng)(Back Office)；近年隨著科技進步，而興起的CRM、線上服務平臺(Front Desk)或其他網際網路服務等的前端系統(tǒng)(Front Office)，也對企業(yè)在面對一線客戶上，發(fā)揮了提高生產力的功效。

但回歸到專案管理、人力資源管理、產品及服務研發(fā)、物流管理或商業(yè)決策等工作，這些數位化流程往往無法發(fā)揮預期效益。盡管現在的文件幾乎都已經是透過數位方式產生，但在文件使用的過程中，往往會再產生出紙本。個人或是工作流程的使用現實上仍是以紙本為基礎，追求全面的無紙化流程固然不見得是一個必要的訴求，但往往都存在優(yōu)化的可能性。要進一步提升文件數位化的效益，可以從以下幾點著手：

* 觀察企業(yè)內部使用者如何使用軟硬體，如何真正改善了工作效率。某些細微的工作環(huán)節(jié)雖然不至於影響公司主要的工作流程，但卻是使用者每天會碰到的，要特別留意觀察。

* 如果辦公室充斥了過多的紙張，檢視事務設備的掃描功能是否已被充份運用，使用者對掃描功能的操作是否熟悉，是否有能力將文件掃描到正確的儲存位置及工作流程內。

* 將無紙化工作流程及電子文件歸檔列為全體員工或是部門的目標。