企業(yè)內(nèi)部所有營運成本就好比一座冰山，可分為冰山上面看的到成本，以及隱藏在海平面下看不見的花費，而往往看不見的費用都是龐大且須透過專業(yè)團隊的諮詢才能夠量化的，因此關(guān)於這些看不到的成本針對企業(yè)內(nèi)部的文件使用花費可從哪邊開始著手呢?

冰山上的可見成本:

租金、計張、每年設(shè)備維護費用

冰山下的隱藏成本:  

1. 文件流程-

辦公室的設(shè)備擺放位置、設(shè)備所具備的功能、是否已導(dǎo)入解決方案都會影響到使用者輸出文件的模式，因此如果以過往純粹輸出這樣的概念下，往往在使用者的使用方法可能是人力耗損高但使用效率低的狀態(tài)，因此在每個辦公室在使用文件及如何輸出的流程，如果能夠有效的量化都是可以增加使用者工作效率

2. 耗材訂購及人力管理-

不同的事業(yè)群有各自的采購流程，而且對於每次采購產(chǎn)品時必須要跟不同廠商議價，因此在人力管理流程相對來說得付出更多成本因為不同設(shè)備的窗口不一，且廠商不一致

3. 設(shè)備及耗材擺放空間-

不同的事物設(shè)備例如影印機、印表機、傳真機在未經(jīng)過規(guī)劃，且為各自采購時所站的空間及預(yù)備各種不同耗材占據(jù)的空間都會降低企業(yè)使用空間的坪效，尤其以臺北市這樣高經(jīng)濟水準的城市，花費成本更高

4. 故障叫修維護成本-

企業(yè)因為采購習(xí)慣不同，對買斷的設(shè)備及租賃設(shè)備，會有標準不一的維護方式與費用，而且跟隨著不同服務(wù)窗口，收費標準不一，無形中墊高了公司內(nèi)部的維護成本

5. 設(shè)備耗電量-

如同前面所提因為辦公室空間未經(jīng)妥善規(guī)劃，因此隨意添購設(shè)備，一般往往認為小臺印表機耗電量低而大量添置使用，但其實在面對這樣小型機臺在其燠熱所產(chǎn)生的瞬間耗電量跟一臺大型多功能事務(wù)機已經(jīng)來的差不多，如又遇上特殊單位如各自小臺設(shè)備多 但每天使用時間常在休眠跟燠熱之間排徊，其產(chǎn)生出來的電力更為可觀。